直感的なユーザインターフェイスと高いセキュリティ機能を併せもつペーパーレス役員会議システム。大幅なコスト削減と業務負荷軽減を実現するシステムの構築、教育、運用・保守までトータルにサポート。社内のペーパーレス化にも貢献します。

私たちのサービスが選ばれる理由

1. 1．システム構築から使い方研修、問い合わせサポートまで、トータルにサポート
2. 2．役員会議に最適のユーザインターフェイスと高セキュリティ機能を持つシステム

「使いやすさ」で会議中のストレスを軽減

• ・分かり易いボタン配置・画面構成
• ・紙資料のように、手書きの書き込みが可能
• ・個人作業モードによる先読み機能を用いて、会議資料の事前チェックや自分だけのメモ書きが可能
• ・ページめくりや資料の拡大・縮小などの操作はすべてワンタッチで実行
• ・会議に参加しながら過去の会議資料を参照可能

「高いセキュリティ」で情報セキュリティ・統制の強化に貢献

• ・ユーザ認証は既存のActive Directoryと連携できるほか、非接触ICカード認証にも対応
• ・会議資料をサーバ上で暗号化、一元管理することで機密文書の不正持ち出しを防止
• ・セキュア会議モードにより、会議資料の閲覧・操作権限を出席者・ゲスト出席者別に設定可能
• ・クライアント側に会議資料を残さないので、共有の会議室でも安全

「運用性と表現力」でスムーズにぺーパーレス会議を実現

• ・会議前にも資料を閲覧可能
• ・ユーザごとに任意の資料を拡大・縮小が可能
• 　拡大しても画質が落ちず、細部まできれいに表示
• ・豊富なファイル形式をサポート
  　作成した資料をそのまま登録でき、会議後も元のファイル形式で保存できるため、資料の二次活用が可能

「リアルタイム」で迅速な経営判断に貢献

• ・直前まで、資料の差し替え・並び替えができるため、刻々と変わる状況をキャッチアップ
• ・資料に書き込んだテキストや手書き情報は会議参加者全員で共有でき、会議中に迅速な意思疎通が可能
• ・TV会議、WEB会議と組み合わせることで、複数拠点間の遠隔会議も可能

役員参加のペーパーレス会議にもおすすめな理由

役員会議にふさわしい高セキリティ

• 端末に資料を残さず、社内サーバで暗号化して一元管理。会議の資料は出席者のみ閲覧可能な、高セキュリティのペーパーレス会議システムです。

役員会議の運営業務を効率化

• 会議直前の資料差し替えもファイル登録のみで簡単。会議中は運営者側での報告者切替機能により会議運営が円滑に。資料の保管や廃棄業務も大幅に軽減します。

役員の使用を想定したわかりやすい操作性

• シンプルな機能と直感的な操作画面。紙資料と同様、個人ごとに資料の先読みやメモ書きが可能。スムーズなペーパーレス会議を実現します。

ご利用イメージ

• 1．会議資料をサーバに登録
  会議で利用する資料をサーバに登録し、出席者はタブレット等を利用して会議へ参加します。

  2．登録資料を各端末にダウンロード
  会議に参加すると同時に、登録した資料を各端末に一時的にダウンロード。発表者の操作により資料のページめくりなどが同期されます。各自でメモを残すことも可能。

  3．会議室以外の場所から資料確認が可能
  会議室以外の場所から事前・事後を問わずに資料を確認できます。

ペーパーレス役員会議システムの導入メリット

●遠隔会議でも高画質な資料や手書きメモを簡単に共有でき、臨場感が高まる
●紙資料の印刷・管理に費やしていたコストや工数を削除
●直前の資料差し替えにも即対応、鮮度の高い情報で会議に臨める
●データへのアクセス権設定、個人認証、暗号化などにより、手間をかけずに十分な情報漏えい対策
●電子データをサーバで一元管理することによりセキュリティ向上

会議プロセス全体をサポート(事務局工数の大幅削減も可能)

NECのペーパーレス会議システムの機能一覧

●クライアント機能

ユーザ認証	会議出席者のユーザ認証が可能です
会議出席・退席	会議への自動出席や途中入退場が可能です
資料閲覧	会議資料の先読みや、資料ページの拡大縮小ができます また、キャビネに保存されている過去の会議資料を参照できます
資料共有	電子ペンやキーボードでの書き込みを他の会議参加者の資料にも反映させることができます

●事務局ツール機能※会議前、会議中、会議後に利用する、会議情報を管理するためのツールです

会議管理	サーバ上に登録されている会議ごとの情報を、新規作成、編集、削除します また、会議資料を登録、削除します
ユーザ管理	サーバ上に登録されている会議参加者の情報を新規作成、編集、削除します
資料配布	会議後に、手書きコメントなどを反映した資料を、元のファイル形式で保存可能です

●議事進行コンソール機能※会議中に利用する、クライアント端末を把握、管理するためのツールです

議事進行 （オプション）

クライアント端末をリモート起動・停止します また、出席者が見ている画面を把握し、画面を一斉に同期させることが可能です

●その他能

資料暗号化	会議サーバ上に蓄積される会議資料を自動で暗号化します
多言語表示	クライアント端末で日本語・英語・中国語(繁・簡)の言語選択が可能です
常設会議室(オプション)	常設ハードウェアを使ったゲスト認証や、クライアント起動監視、一括ログイン処理を可能とします
Active Directory連携 (オプション)	Active Directoryを用いて個人認証を実施します
非接触ICカード認証 (オプション)	非接触ICカード(FeliCaカード)でクライアントにログインします
セキュア会議モード	議事進行(オプション)と常設会議室(オプション)を利用することで出席者・ゲスト出席者のクライアント端末での操作を限定します
キャビネ拡張 (オプション)	会議資料の検索など、文書管理機能がご利用いただけます また、会議参加者以外へのセキュアな資料公開が可能です
Outlook連携 (オプション)	Outlookの会議予約からConforMeeting/eの会議が作成でき、ゲストアカウントが自動登録されます

ペーパーレス会議システム（ConforMeeting/e）のシステム構成例

抱えていた課題

• 市長、副市長以下の幹部が出席する庁議では、参加者が70人にもなり、数百ページに及ぶ資料を人数分コピーする業務とコストは膨大。資料作成後の修正対応も煩雑さを極めていました。

要望

• ・会議用資料のための紙の使用量を削減したい
• ・市長や副市長をはじめ幹部職員でも使いやすいシステムの導入
• ・トラブルで会議の進行に影響の出ない堅牢なシステムを構築したい
• ・OSはWindowsで、Officeアプリケーションが使用できること
• ・セキュリティが確保された環境、Active Directory連携を可能にすること

成果

• ・会議における紙の使用量年間25万枚削減への道筋がついた
• ・庁議に付された議案及び出席者コメントの庁内周知がスピードアップ
• ・使いやすいシステムの実現で他の会議のペーパーレス化への手応えを得る

導入サービス

• ペーパーレス会議システムの構築、端末導入時の設定等を行います。

ヘルプデスクサービス

• 電話によるアフターサポートを提供。操作に関するお問い合わせやトラブル時のサポートを行います。

保守サービス

• 導入後のバージョンアップやリビジョンアップ版を提供。ハードウェアトラブル時には全国約400ヵ所の最寄のサービス拠点からスピーディに対応します。