会議用資料に大量の紙を使用
資料作成の作業量も膨大

多くの自治体は、環境対策や行政コストの圧縮として紙の使用量削減を目指しています。つくば市様も、紙の使用量削減に着手し始めています。IT推進課では、すでに職員のグループウェア活用や決裁の電子化などを通じて紙の使用量削減に貢献していました。そんな中、「紙使用量削減の方策としてIT推進課として検討したのが、ペーパーレス会議システムの導入でした」と、総務部IT推進課課長補佐兼係長の栗山正行氏は話します。 「市長、副市長をはじめ、幹部が集まるつくば市の最高方針、重要施策等を審議策定する庁議を対象に、導入検討を開始しました。庁議では紙の資料が多いので、導入による紙の削減効果が大きいのです。また、幹部会議からペーパーレス化することのPR効果も狙いました」（栗山氏）。

つくば市様の会議では、使用する資料が膨大になる時もあります。とくに市長、副市長以下の幹部が出席する庁議では、参加者は70人ほどになり、数百ページにもなる資料をその人数分用意しなければならないので、その作業量は膨大です。もし資料作成後に修正があれば、資料を作り直す作業も発生します。ペーパーレス会議システムなら、修正が生じてもデータを直すだけなので紙が無駄にならず、変更も迅速に行うことができ、作業も少なくて済みます。

つくば市様がペーパーレス会議システム導入を決定したのは2014年9月。導入にあたっては、様々なソリューションを調査・検討しました。

Windows搭載のタブレットで誰にでも使える仕様に

つくば市様は、市町村合併によって市内に散在していた庁舎を2010年5月に現在の市庁舎に統合しました。その時に、シンクライアントを活用した情報系システムの導入を手がけていたのがNECフィールディングでした。そこで、ペーパーレス会議システムについてもご相談をいただきました。シンクライアント導入での保守契約で、つくば営業所から常駐スタッフをつくば市様に派遣し、適切に対応できていたことも、ご相談をいただけた理由です。

つくば市様のご要望は、①ペーパーレス会議システムに使用する端末はタブレット端末であること、②OSにはWindowsを使用しOffice系のアプリケーションが使用できること、③セキュリティが確保された環境を構築するためActive Directory連携を可能にすること、などでした。「会議の資料をその場で修正したり、作り直すなどの作業ができるためにはWindowsでなければならないと考えました」（栗山氏）。

「会議で使うものなので、持ち運びに便利だったり、タッチペンで簡単に記入できるなどの点でタブレットがよいと考えました。しかも無駄な機能は省いた仕様にしたかったですね」と、紙の使用量削減に貢献するだけでなく、会議の進行をスムーズにできるようなペーパーレス会議システムを求めていたと栗山氏は話します。

その結果、NECフィールディングがペーパーレス会議システムを受注。タブレットとしても利用できるパソコンを含む90台のタブレット端末を納品しました。キッティングはつくば営業所のスタッフが行い、初期設定などを万全に行ったほか、大量のタブレットが同時に無線LANにアクセスする際の負荷試験も事前に実施し、2015年11月から試験運用を開始することができました。