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TCOとは？メリットや算出方法・削減の方法などを徹底解説！
TCO（Total Cost of Ownership）は、企業にICTシステムを導入するにあたって、ソフトウェアやハードウェアなどの設備投資、維持管理にかかる費用の総額のことを指します。TCOを算出し削減することは、企業経営の安定化とコストカットに大きく貢献します。TCOを算出することで見えづらいコストが把握でき、業務の効率化にも高い効果を発揮します。企業にとってTCOが非常に重要な意味を持つことは間違いありません。
TCO(Total Cost of Ownership)とは一体何？
TCO（Total Cost of Ownership）とは、企業にICTシステムを導入するにあたって、ソフトウェアやハードウェアなどの設備投資、維持管理にかかる費用の総額のことを表します。
日本語では「総保有コスト」ともいわれ、導入から廃棄までを含めた総費用です。TCOのコスト削減は企業の設備投資・維持管理コスト全体を引き下げ、企業としての利益アップに繋がることが期待できます。
TCOには「見えるコスト」と「見えづらいコスト」の2タイプがあり、それぞれの費用を分解・理解することで、企業としての利益に繋げられます。
見えるコスト
見えるコストの代表は初期費用に関するもので、例として次のものがあります。
● ICTシステム構築・開発費用
● サーバやパソコンを含むハードウェア購入費用
● ソフトウェア購入費用
● インストール費用
これらのコストは初期に見積もりが出されることに加え、目に見える形で会社の財産になります。そのため経営層にも従業員にも見えやすく、システム導入を検討する際の材料として用いられます。
見えづらいコスト
見えづらいコストの代表はランニングコストに関するもので、例として次のようなものがあります。
● システム操作方法の教育
● サポート人員配置に伴う人件費
● システムのアップデート、インストールにかかる費用
● サーバを運用する際に毎月発生する費用
● ネットワーク障害やシステムの不具合による機会損失と人件費
● ウイルス感染やインシデントによる機会損失と人件費
特に見えにくいのが、教育費や機会損失による逸失利益、トラブル時の人件費などです。設備導入の見積もりとは違って予測できない部分が大きいため、企業にとって大きな負担になることもあります。
TCOを考える際は、見えづらいコストの部分まで十分意識すべきです。
実例で考えるTCO
TCOを考える際は、実際に企業が利用しているもの、身近にあるもので考えると理解しやすいです。例えば、ハンディ―ターミナルやPDA（業務用スマートフォン）で考えてみましょう。
見えるコストとしては、次のものがあります。
● 端末本体の費用
● 付属品の費用
● ソフトウェア・アプリケーション開発費用
次に、見えづらいコストには次のものがあります。
● 運用・保守・管理費用
● 耐用年数
● 従業員の教育費用
● 端末同士の互換性
● 継続購入の可否
● 運用開始までに予想されるコスト
● ネットワーク障害などが発生した場合のサポート
● 障害発生による機会損失
● 障害発見までの逸失利益
● 業務外使用によるセキュリティリスク
見えづらいコストは考えられる内容が多種多様で、考えるべきことが多くあります。導入する際は、見えづらいコストについて十分検討する必要があります。
TCOが重要視される理由とは
なぜTCOがそこまで重視されるのかという疑問を持つ方も多いでしょう。その理由は、初期導入費用とランニングコストが増大し、起業経営においてコストが無視できないレベルになっているからです。
従来のシステム導入では、大部分を占めるのはハードウェア導入の初期投資と、ソフトウェアの開発費用でした。
しかし近年はクラウドコンピューティングの普及によりハードウェア価格こそ安定しているものの、サイバー攻撃へのセキュリティ費用や専門的な人材の確保に必要な費用、セキュリティ要件の増加による保守点検費用の増大などが負担になっています。
こうした内容は初期費用が安くなったとしても、毎月の固定費用として発生するものであり、ランニングコストまでを含めた全費用を計算する「TCO」が広がる要因になりました。
そのため、企業が安定した経営を続けていくには、TCOを計算する重要性が増してきています。
TCOを削減するメリット
TCOを削減するメリットには、次の3つがあります。
1. コストを削減できる
2. 無用なコスト削減策を避けられる
3. 企業の発展につながる
メリット1.コストを削減できる
TCOのメリットの1つ目は、コストを削減できることです。TCOには目に見えるコストと目に見えづらいコストの2種類があり、費用を検討することで削減できる部分も可視化できます。近年はハードウェアやシステム構築そのものは、クラウドコンピューティングの登場もあって低価格化が進んでいます。
一方で毎月発生する固定費、保守点検費用、ネットワーク障害時の対応費用など、目に見えづらいコストが増大している傾向です。またシステムを利用する際は、ネットワークに繋がる端末1台毎に費用が発生するのが一般的な料金システムです。
実際にはほとんど稼働していなくても、毎月の費用は発生するためムダが多くなります。こうしたムダを減らすという観点でも、TCO削減は企業にとって大きな意味を持ちます。
メリット2.無用なコスト削減策を避けられる
TCO削減によるメリットの2つ目は、無用なコスト削減策を避けられることです。TCOには目に見えるコストと目に見えづらいコストがあり、その中でも目に見えるコストは削減の対象となりやすいです。例えば新たなシステムを導入する際に、コストを削減するために中古のシステムを導入しようとする企業もあります。
しかし中古のシステムは現代の技術に対応しておらず、トラブル発生リスクの増加、ランニングコストの増大、システムトラブルによる機会損失などさまざまな損害を生じさせます。
また見えやすい部分として、安易に人件費を削減すれば従業員の就労意欲が低下し、生産性が大幅に低下するでしょう。結果として費用削減のために行った施策がTCOを増大させ、経営を圧迫する事態につながりかねません。
TCOを算出し適切な削減策を検討することにより、無意味なコスト削減策を避ける効果が期待できます。
メリット3.企業の発展につながる
TCOを削減する3つ目のメリットは、企業の発展につながることです。企業を運営していくには、安定して高い生産性を維持すると同時に、付加価値の高いサービス・プロダクトを提供していかなければなりません。そして安定した高品質のサービス・プロダクトを提供するには、効率的な仕組み作りと設備投資が必要になります。
例えば業務を効率化するアプリケーションを利用するなら、自社でシステムを開発するのか、それともPaaSやSaaSを利用するのかなど、さまざまな選択肢があります。
TCOの視点では、企業のコストから何が最適か判断するとともに、最小の投資で最大の効果を求めることが重要です。また長期的な経営という視点でコストを捉え、将来まで見据えた投資が必要とされます。
そしてTCOを削減したことで得られる利益を還元し、企業の発展へとつなげていくことができます。
TCOを算出する方法・手順をシミュレーションで分かりやすく紹介
TCOを算出する方法・手順について、シミュレーションで詳しく紹介します。
1. 初期導入コスト
2. 運用管理コスト
3. 機会損失コスト
方法・手順1.初期導入コスト
最初の手順は、初期導入コストを算出することです。初期導入コストとは、企業がシステムを導入する際に必要となる初期投資、その他初期導入に必要となる費用のことです。初期導入コストには、次のものが含まれます。
● ハードウェア及びソフトウェアの購入費用
● ネットワークプリンタ、ローカルプリンタなどのオフィス用機器の購入費用
● ローカルサーバ、センタサーバの導入費用
● システムの企画・開発・構築にかかる人件費
● 設置工事にかかる費用
● ミドルウェアの導入費用
これらは目に見えるコストとして比較的計算しやすい部分であり、導入を検討する際の比較材料としても役立ちます。ただし安易に初期導入コストが安いものを選ぶと、トラブルの頻発で長期的な戦略に狂いが出る可能性もあります。
初期導入コストだけでなく、次に紹介する運用管理コスト、機会損失コストまで踏まえたTCOの算出が重要です。
方法・手順2.運用管理コスト
初期導入コストを算出したら、次に運用管理コストを算出します。運用管理コストでは、システム運用と管理に必要な項目を洗い出し、項目ごとにいくらかかるのか金額を推測していきます。運用管理コストの項目には、次のものがあります。
● サーバ運用・維持・管理にかかる費用
● ネットワークの運用・維持にかかる費用
● 障害対応にかかる人件費や窓口運営費用
● ハードウェア・ソフトウェアの保守、バージョンアップにかかる費用
● ヘルプデスクの運営費用
● ユーザ教育の費用
● 公式サポートを受ける際の費用
これらは安定的な運用を続けるために必要な費用で、内容については各企業で細かく違います。また運用・保守・管理費用のほか、ユーザ教育・研修、システムを構築したサービスからのサポート、障害時など予期せぬトラブルで発生する費用も予測して計算しましょう。
方法・手順3.機会損失コスト
最後に、機会損失コストを算出します。機会損失コストは、システム障害や人為的ミスによってどのくらいの利益を失うのか、障害発生や予防策でどれだけの費用が生じるかを含めて計算してください。
● システム障害によって生じた機会損失の費用
● ウイルス感染・人為的ミスなどのインシデントで生じた機会損失の費用
● システム復旧・原因究明までに生じた人件費
● 業務外使用によって生じる費用
これらの項目で、1年間にどれくらいの機会損失が生じるか計算してみましょう。システム障害による損失や人件費は予測しにくい部分ですが、システムトラブルはいつ起きるか予測できないため、できる限り詳細に算出することが重要です。
また従業員の業務外使用についても、企業にとってはコストの一部になります。現在使用しているシステムから予測して、どの程度のコストが発生するか計算してください。
初期導入コスト・運用管理コスト・機会損失コストでTCOを計算できたら、そこから大きすぎるコストやムダになっているコストの削減を検討しましょう。
TCOを削減する方法・ポイント
TCOを削減する方法・ポイントを紹介します。
1. 将来的な変化も予測してコストを算出する
2. 見直すタイミングを考える
3. クラウドに移行する
4. 安易なコスト削減はしない
5. システム構築・ソフトウェア導入の窓口を統一する
6. 社内のデスクトップ環境を統一する
7. 運用と保守を外部に委託する（アウトソーシング）
方法・ポイント1.将来的な変化も予測してコストを算出する
TCOを削減する1つ目のポイントは、将来的な変化も予測してコストを算出することです。
TCOを削減するには、将来的にどのような技術の進歩があるか考慮し、時代の変化で不要になるシステムは導入しないことが重要です。
例えばICT技術が進歩しているにもかかわらず、システムの拡張性がないことからアップデートに対応できないケースが考えられます。ほかにも事業規模拡大に伴うキャパシティがなく、業務が非効率化するというケースです。
そのため将来的に事業規模がどの程度拡大していくか、従業員はどのくらい増加するのか、ストレージやサーバに余裕はあるか、現在のシステムと未来で予測されるシステムの変化など、複数の要因を予測してTCOを割り出してください。
ひとつずつ検討することにより、適切なICTシステムを構築し、不要なシステムを導入せずに済みます。
方法・ポイント2.見直すタイミングを考える
2つ目のポイントは、TCOを見直すタイミングを考えることです。TCOを見直すタイミングは、大きく2回あるとされています。
1. システム導入時
2. システムの入れ替え時
導入と入れ替えのタイミングで、それぞれTCOを算出しましょう。
まずシステム導入時にTCOを検討することにより、導入から破棄までの一連のコストが把握でき、ムダなコストを省きつつ、最適なコストでシステムを導入できます。
また、すでにシステムが導入されている場合には、新しいシステムによってどれだけTCOを削減できるかを計算すべきです。
次に入れ替えのタイミングでは、既存のシステムでムダになっているコストや機会損失を算出したうえで、入れ替えでどれだけのコストを削減できるか計算しましょう。
TCOを算出する際は、初期導入コスト・運用管理コスト・機会損失コストを計算し、何年程度でどれだけコスト削減できるか予測します。この際に次のシステム移行のタイミングまでTCOに含んでおくと、入れ替えのタイミングも判断しやすいです。
方法・ポイント3.クラウドに移行する
TCOを削減する3つ目のポイントは、クラウドに移行することです。
従来の企業はオンプレミス型で、自社独自システムを運用・管理するところが多くありました。しかしオンプレミス型は利便性の高さがある一方で、導入費用や維持・管理コストが莫大で、TCOが増大する一因でもありました。
そこでTCOを大幅に削減するならシステムをオンプレミス型ではなく、クラウドに移行することにより、初期導入費用も運用・管理コストも大幅に削減できます。
従来ならシステムを保守・管理する人件費も必要でしたが、クラウドならサービス提供事業者がすべての保守・管理を行ってくれるため、人件費がかかりません。
初期導入費用もオンプレミス型よりも大幅に安く、毎月の利用料も従量課金制を選べば、常に最小の費用で利用できます。
方法・ポイント4.安易なコスト削減はしない
TCOを削減する4つ目のポイントは、安易なコスト削減はしないことです。
TCOを算出するにあたっては、初期導入費用やランニングコストが把握しやすく、削減しやすい部分です。しかし「安くなるから」と安易にコストを削減すれば業務効率が悪くなり、トラブル頻発によって機会損失が大きくなるリスクがあります。
例を挙げると、初期導入コストを安く済ませるために中古のシステムを選ぶと、システム障害の発生率が増加し、トラブルによる機会損失の増大につながります。
また古いシステムはセキュリティの脆弱性が多く、企業情報や個人情報の漏えいリスクが高まります。初期導入費用は目に見えるコストとして削減しやすい部分ですが、安易に削減すると結果的にTCOが大幅に増加することを認識しましょう。
方法・ポイント5.システム構築・ソフトウェア導入の窓口を統一する
TCOを削減する5つ目のポイントは、システム構築などのハードウェア、ソフトウェア導入の窓口を統一することです。
TCOを算出する場合、いくつかのサービスを比較検討することも珍しくありません。この時「ハードウェアはA社、ソフトウェアはB社」という風に分散すると、企業のサポートが十分受けられなくなるおそれがあります。
またトラブル発生時にそれぞれ違うサービスを利用していると、トラブル対応が混乱しやすく、復旧までの逸失利益が大きくなることも予測できます。 そのため窓口を統一したうえで、まとめて購入またはリースすることを検討してください。
方法・ポイント6.社内のデスクトップ環境を統一する
TCO削減の6つ目のポイントは、社内のデスクトップ環境を統一することです。
先ほどのハードウェアやソフトウェアの窓口統一と同様、デスクトップ環境を統一することも、初期導入費用や管理費用、メンテナンス効率の面でTCOの削減になります。
また機種を統一すれば障害発生時の対応・マニュアルも統一でき、機会損失の拡大を防げます。
方法・ポイント7.運用と保守を外部に委託する（アウトソーシング）
TCO削減の7つ目のポイントは、システムの運用と保守を外部委託（アウトソーシング）することです。
この点は企業によって考えるべきポイントでもありますが、社内で専門の人材を雇用するのか、それとも外部委託するのかを検討し、コスト削減効果を比較しましょう。
エンジニアの業務を外注し、保守・管理を任せた方がTCO削減になる場合もあります。
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NECフィールディングの「ICTシステム導入サービス」なら、お客さまのご要望に応じてサーバ、ネットワーク、データセンタクラウド、スマートエネルギーなどの環境構築を行います。
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システム導入後の運用・保守やトラブル発生時のサポート体制も整備しているため、安心して御社のシステム運用をお任せください。
現在社内のICT化を検討中のお客さまも、具体案がまだ出ていない段階のお客さまでも構いません。社内のICT・ソリューションなら、60年以上の実績を持つNECフィールディングまでご相談ください。
まとめ
社内のシステム運用を考えるうえで、TCOという考え方は重要になってきています。特に社内のICT化を進める企業は年々増加しており、技術の進歩についていかなければ企業にとって大きな機会損失になります。
今回紹介したTCO削減のポイントも参考に、TCOを削減しつつ、自社に最適なシステムを導入・運用してください。
最適なシステム導入を進めるなら、NECフィールディングのICTシステム導入サービスをご利用ください。
発行元：NECフィールディング
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