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知っておきたい「働き方改革」

2021年02月09日

第25回在宅勤務(リモートワーク)において残業時間の把握・勤怠管理はどのように行なう?

在宅勤務(リモートワーク)

 在宅勤務(リモートワーク)は近年、働き方改革などの影響により、多くの企業で導入が進んでいます。実際に会社に出社するのに比べ、目が届きにくい在宅勤務中の残業問題は、企業にとって軽視できない課題の一つです。

 ここでは、リモートワークを進める企業の勤怠管理や残業時間を把握する方法を解説します。企業から残業を規制する働きかけは難しくなりますが、在宅勤務をしている社員の長時間労働を防いでいくことが大切です。

 不必要な残業を防ぐためのポイントも説明しますので、ぜひ参考にしてください。

在宅勤務でも残業時間の管理・残業代の支払いは必要!

 法定労働時間の法規定は、在宅勤務であってもオフィス勤務と同じように適用されます。そのため、在宅勤務であっても社員の労働時間をきちんと管理し、残業が発生している場合は残業代を支払う必要があります。

 ここまでは理解していても、従業員の残業時間や支払う残業代を把握するための勤怠管理の運用方法にお悩みの企業は多いでしょう。この解決方法の一つとして、一定の所定労働時間をあらかじめ働いたものとみなして基本給を決める「みなし労働時間」の導入が挙げられます。

 ただし、みなし労働時間制を運用していくためには、「職場以外での勤務」「労働時間の把握が困難」「業務の具体的指示が出されない」などの要件を確認する必要があります。また在宅勤務の規定やルールについて就業規則で明示しておくことも重要です。

在宅勤務で残業時間を把握・管理する方法

 在宅勤務(リモートワーク)を導入する企業の多くが、クラウド型の勤怠管理システムを導入しています。クラウドでの管理になるのでオフィス、在宅、あるいはその他の場所で勤務する社員がいても、働く場所を問わずリアルタイムでの勤怠管理が可能です。

在宅勤務でも残業時間の管理・残業代の支払いは必要

さまざまなクラウド型の勤怠管理システムがあるのですが、その勤怠管理の方法もサービスごとに異なっています。

最も簡単な方法としては、システムにログインをして始業を記録、ログアウトで終業を記録するというものです。ログイン後のログ情報も記録されることで、仕事時間中の勤怠確認もできます。勤怠管理システムの導入が初めてという場合でも、比較的スムーズに利用できるでしょう。

 集計はシステムが自動でリアルタイムに行ないます。月ごと集計や給与計算の処理のためのプロセスや負担も一気に低減化できるでしょう。

 リアルタイムの集計データは、全体の残業把握や残業の多い社員への注意喚起、業務の割り振りを考え直すことにも役立ちます。勤怠管理システムで労使が共通の労働時間や集計結果という客観的データを共有できるため、残業代に関わるトラブルも発生しにくくなるでしょう。

必要のない残業を防ぐためのポイント

 在宅勤務(リモートワーク)かオフィス勤務かに関わらず、不必要な残業を防ぐことが望まれます。ここで、社員の残業をできるだけ防ぐためのポイントや手段を紹介します。

・残業を許可制にする

残業が見込まれる場合は、事前に上司などに申請し、その許可を得てから残業させるという方法もあります。許可制にすることで残業するハードルが上がり、結果的に不要な残業を抑止できるのです。残業代経費の膨張も回避できます。誰が残業しているのか、過剰労働をしている社員がいないかの把握も容易になるでしょう。

必要のない残業を防ぐためのポイント

・業務報告の徹底

 在宅勤務で取り組んだ業務や成果の報告を徹底させることも、残業の抑止効果があります。上司の目の届かない在宅勤務では「さぼり」や「ダラダラとした作業進行」による残業代申請もありえるのです。そのような仕事の仕方で残業申請をされてしまうことは企業としても不本意でしょう。

 一日単位でどのような業務に何時間かけたかを報告させることで、作業効率を上げ、残業に対する意識の向上も見込めます。結果的に在宅勤務でも業務効率性が上がり、労働時間の短縮効果が期待できるでしょう。

・時間外のメール送信不可などのシステム導入

 本来の業務時間外にメール送信ができない設定をするシステムを導入する方法もあります。業務時間外にやり取りされるメールは送信者が残業をしているという事実だけに留まらず、時間外にメールを受けた社員も対応せざるを得ない環境を作り出してしまうのです。

 メール連絡や報告については上司や部下を問わず、全員に適用し、ルールを守ってもらいましょう。メールの送受信だけでなく、深夜や休日には社内システムへのアクセスを制限するのも得策です。

おわりに

 在宅勤務における残業時間にも残業代はきちんと支払う必要があります。そのためにきちんと勤怠管理できる体制を、企業側で整えておきましょう。クラウド型の勤怠管理システムの活用もおすすめです。

 在宅勤務での残業規制は難しい面があるのは確かですが、ご紹介したような残業規制効果の見込める制度やルールを実施されてみてはいかがでしょうか。在宅勤務の労働時間に企業が配慮することは、業務効率化の実現とともに、社員の健康管理の面でも有効と考えます。

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