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知っておきたい「働き方改革」

2020年05月26日

第15回働き方改革を機にペーパーレス化!そのメリットとデメリットとは?

業務効率化

 働き方改革に伴い、現在多くの企業で職場環境の改善が求められています。またこれを機にスタッフの働き方だけでなく、業務そのものの効率化に着手する動きも盛んになってきています。

 本記事では、業務効率化の一つの手段となり得るペーパーレス化について、働き方への影響やメリット、デメリットについて解説していきます。

働き方改革とペーパーレス化にはどんな関連がある?

 ペーパーレス化は、業務を改善していく施策として、これまでも注目されてきました。紙に比べてデジタルデータは検索性も高く、紛失などの事故も起こりにくいため、管理する側からみても利便性が高いのがその理由でしょう。例えば、電子署名・電子契約の技術を取り入れることにより、契約実務そのものを電子化して業務改善につなげた例は数多く存在します。

 しかし働き方改革にむけた議論が盛んになるなか、現場で働くスタッフにもメリットのある施策としてペーパーレス化に注目が集まっています。

 ペーパーレス化が働き方改革にとって有効である要因の一つは、リモートワークが推進しやすくなることです。アナログな紙の代わりにデジタルなデータを業務で用いるようになれば、わざわざオフィスに出社する必要性は少なくなります。紙に依存してきたため、オフィス内でしかできなかった業務プロセスを、ペーパーレス化によって大きく変えられる可能性もあります。

ペーパーレス化のメリット

 ペーパーレス化を推進することにはさまざまなメリットがあります。またこれらのメリットは、スタッフ側の働きやすさと、会社の成長を両立させるものです。そのため、労使間で足並みを揃えて改善を進めやすいことも特徴です。

・リモートワークがおこないやすくなる

 ペーパーレス化を推進すると、オフィスに出社せずに進められる業務が増えます。例えばクラウドサービスを用いて進められる事務作業であれば、ネットワークにつながる環境さえあれば、どこでも仕事が進められる仕組みに変えることができます。

 オフィスに出社せずにおこなえる業務が増えると、リモートワークを許可することも容易になり、結果的に通勤の負荷を軽くすることができるのです。

 このことはスタッフの働きやすさを向上させるだけでなく、企業側にもメリットがあります。もし、豪雪や台風などで交通機関がマヒしてしまった場合に、無理に出社を命じる必要もなくなるからです。リモートワークがしやすい職場は、災害などにも強い傾向があるといえるでしょう。

ペーパーレス化メリット

 なお、大規模な災害やテロ、感染病によるパンデミックなどを想定し、そうした非常時でも会社を最低限維持できるような体制を構築していくことは、BCP(事業継続計画)とも呼ばれます。リモートワークやペーパーレス化は、こうした危機管理をめぐる議論とも密接な関係があると考えられています。

・コストの削減や管理の効率化につながる

 ほかにも、紙をプリントアウトするための用紙代やインク代、プリンターのランニングコストをはじめ、電気料金や紙の書類を保管することに伴う不動産等の費用などの節約につながります。

 また、管理の方法をデジタルデータに変えることは、情報の検索性を高め、分析を容易にするでしょう。企業が保有する情報は貴重な経営資源だという考え方は、最近では常識になりつつあります。データの有効活用といった観点からも、ペーパーレス化にはメリットがあります。

ペーパーレス化のデメリット

 一方、ペーパーレス化にはデメリットや注意点もあります。デジタルデータの活用が推進されるということは、それだけパソコンを用いた業務が多くなることを意味します。そのため、デジタルデータならではのリスクに気を配った環境構築が求められるといえます。

・環境設備を整えないと作業効率が低下する

務効率化を推進注意点

 例えば、机いっぱいに紙面を広げ、色味やデザインを確認するようなデザイン会社などは、ペーパーレス化が難しい場合があるでしょう。また、可能な業務であっても、品質や効率が低下してしまう場合もあります。

 ペーパーレス化をおこなう際は、業務の性質を正確に把握し、どこまでをペーパーレス化させるのか慎重に検討しながら進めていかないと、品質や効率が落ちてしまう可能性があります。デジタルデータを扱うことに適した職場環境づくりを並行して進めることも大切といえそうです。

・情報流出の危険性がある

 また、アナログの紙による管理に比べて、デジタルデータは、情報セキュリティに対する脅威にさらされているともいえます。特にクラウドサービスを活用する場合、一度のパスワードの流出によって、個人情報や機密情報の大規模な流出事故が起きる危険があります。こうした大規模な情報漏洩が起こりやすいため、それに対する備えが必要となる点は、ペーパーレス化に伴うデメリットとして意識しておく必要があるでしょう。

 また、リモートワークなどを柔軟に許可していくためにも、在宅で使用するパソコンにもウイルス対策ソフトを確実に導入するなど、情報流出・情報漏えい事故の予防を徹底するようにしましょう。

おわりに

 ペーパーレス化は適切に進めれば、大きなメリットをもたらします。働き方改革においても、業務効率化の面で、ペーパーレス化は多大な貢献をするでしょう。しかしあらかじめ注意すべき点や、対策すべき点も多くあります。ペーパーレス化を推進する際には、ペーパーレス化自体を目標とするのではなく、それに伴うメリットを極力大きくしながら、同時にデメリットを最小限に抑えることを目指し、計画性をもって進めることが大切だと考えられます。

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