フィールディングEyeNECフィールディングがお届けする百花繚乱のコラム集

知っておきたい「働き方改革」

2020年05月15日

第14回業務効率化をおこなうための手法やアイデア、推進のメリットを解説!

業務効率化

 ここ数年、クラウドサービスなどの普及により、ITツールを用いた業務改善が進めやすくなりました。また同時に、そうしたツールの利便性を理解し、業務の効率化に役立てられるかが企業の競争力にも直結するようになってきています。

 本記事では、そもそも企業が推進すべき業務の効率化がどのようなものであるかを整理し、それを推進していくことのメリットや注意点などを解説していきます。

業務効率化とは?業務効率化をおこなうメリット

 そもそも業務効率化とは、効率的に業務をおこなうため「ムリ・ムダ・ムラ」を排除していく取り組みのことをいいます。例えば、テクノロジーを用いて人間がおこなわなくてもよい作業を省き(ムダ)、職場環境の改善を進め(ムリ)、結果として業務の品質向上(ムラ)をもたらすといった具合です。

 スタッフにとっては、仕事の負荷が軽くなることで働きやすい職場になれば、大きなメリットとなります。また、企業の側からみたメリットとしては、離職率が下がったり、経費の削減が可能となったりするなどのメリットがあるでしょう。

 リモートワークをはじめとする働き方改革の文脈でも、業務効率化は大きな注目を集めています。

業務効率化のための具体的な手法・アイデア

 業務の効率化にむけた手法やアイデアはさまざまですが、基本的な施策の方向性は、いくつかのパターンに分類されます。

・ルーチンワークの自動化

 ルーチンワークの自動化は、業務効率化の手法として最もポピュラーな方法の一つです。今まで手動でおこなっていたものを機械化し、自動でおこなえるようにすることで手間を省きます。
この手法の代表例には、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)があります。RPAでは、人間がこれまで手動でおこなっていたパソコン事務を機械化することを目指しています。

業務効率化のアイデア

・チャットの利用

 チャットアプリなどを用いて、コミュニケーションを促進していくことも、業務の効率化に大きく貢献する場合があります。
 文字ベースでのコミュニケーションの手段としては、メールなどがありますが、チャットアプリは前置きや署名などを省いた気軽なやりとりを促進してくれるメリットがあります。

・リモートワークの推進

 リモートワーク の推進も、業務の効率化に貢献するでしょう。通勤の負担をスタッフにかけさせないようにすることで、働きやすい職場環境づくりに役立つためです。
 また、リモートワーク を推進することは、突発的な災害や事故などに強い職場環境づくりにも役立ちます。わざわざ出社しなくてもできることを増やしておけば、公共の交通機関がストップしてしまう事態にも、慌てず対処しやすくなるからです。

・ペーパーレス化

 ペーパーレス化も、業務効率化に向けた施策として有効です。アナログな紙ではなく、デジタルなデータとして情報を管理することは、情報の検索性を大きく向上させます。
 クラウドサービスを用いてペーパーレス化を進めれば、インターネットにつながるパソコンだけでどこからでも必要なデータを探し出し、業務を進めることも可能となります。
 さらに、紙による管理と比べて、紛失のリスクを小さくできるメリットもあります。ペーパーレス化は、電子署名や電子契約の技術を取り入れながら進められる場合も多くあります。

業務効率化を推進していく上での注意点

 業務効率化を推進していくことには、多くのメリットがあります。しかし、その推進に向けては、計画性を持って取り組むことも重要です。

・一度にすべてのアイデアを取り入れない

務効率化を推進注意点

 業務の効率化に着手する際、理想ばかりが先行した結果、かえって業務の効率を下げてしまう場合があります。一度に多くのことを変化させると新しいやり方に慣れていないスタッフがミスをしてしまったり、思わぬ苦情につながったりするリスクも高まります。
 また、人間の手作業をゼロにするような完璧な仕組みを構築しようとしたことで、むしろそのためのコストが膨れ上がってしまい、予算が逼迫してしまう場合もあります。
 効率化をおこなう際は、あえて完璧な仕組みを目指すのではなく、手作業も残すなど柔軟な対応を考えてみましょう。

・新たなツールやシステムを使い続ける手間を考慮する

 ルーチンワークの自動化を進める場合、そこで導入されるツールやシステムは、一度導入すれば変わらず使い続けられるものかというと、そうではありません。それが自動化を目的としたものであったとしても、メンテナンスや障害対応などは、ずっと続いていく場合が多いです。
 新たに導入されたツールやシステムを適切に使い続けるためには、一定の手間をかけた方が良い場合があります。効率化に当たっては、念頭に置いておくとようにしましょう。

おわりに

 業務を効率化していくことで得られるメリットは決して小さくありません。職場環境の改善を進め、業務の品質向上を目指すことは、企業にとって大きなメリットがあります。具体的な手法としては、ルーチンワークの自動化やチャットの利用、リモートワークの推進、ペーパーレス化などの施策が考えられます。しかし、効率化を適切に進めるためには、まず現状を把握することからはじめ、計画を具体的に練ることが大切になるでしょう。

関連情報

働き方改革

コラム「フィールディングEye」へ戻る