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知っておきたい「働き方改革」

2020年03月06日

第10回Web会議導入のメリットとは?テレビ会議との違いやツールの選び方を解説

Web会議導入

 Web会議ツールを活用する企業が増えています。現代企業の課題である業務効率化やコスト削減、人材確保などに役立つサポートツールです。本稿では、Web会議の概要とテレビ会議との違い、導入によって企業にどのようなメリットがあるのかを解説します。

 また、自社に合うWeb会議ツールを導入するための選定ポイントも紹介します。デジタル化の進む現代のビジネスや雇用環境に適応していくためにWeb会議の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。

Web会議とは?テレビ会議との違いも解説

 Web会議/テレビ会議とは、離れた場所にいてもお互いの音声と映像をつなぎ、リアルタイムな会議を行うことのできるツールです。

 Web会議は、参加者にインターネット、カメラ、スピーカーなどの環境条件が整っていればどこにいても会議を開始できます。お互いの音声と映像だけでなく、画面上の資料やアプリケーションの共有も可能です。Web会議の場合、共有される側も入力や編集などの操作ができます。1対1~少数での会議やミーティングに向いています。

 テレビ会議は、双方に専用の機器とそれを設置する工事が必要です。そのため、会議は専用機器を設置している場所でしか実施/参加できません。資料の画面共有もできますが、その操作は共有する側に限られます。高品質な音声や映像のもと、安定的なリアルタイム通信が可能なため、多拠点、大人数が参加する会議・セミナー向きといえるでしょう。

Web会議導入のメリット

 Web会議は、企業のさまざまなシーンに活用できる貢献度の高いツールです。導入によって得られるメリットを見ていきましょう。

・場所を選ばない

Web会議のメリット

 Web会議は場所を選ばないため、会議室以外でも会議を行うことができます。外回りの多い営業担当や長期出張中のマネージャー、在宅勤務をするリモートワーカーもそれぞれの場所から会議に参加できるのです。
 会議室の予約、会議開催のための諸々の準備、会議のための移動などを必要としません。会議のために一つの場所に集まるとなると、スケジュール調整に時間がかかった分だけ意思決定も遅れます。Web会議であれば、誰にとっても参加可能な時間枠が広がり、スケジュール調整もしやすくなるのです。結果的に、よりスピーディーに組織の意思決定が実現できるでしょう。

・多様な働き方に対応できる

 Web会議を導入することで、協働メンバーがオフィス以外のバラバラの場所にいても円滑なコミュニケーションを保持できます。自宅やサテライトオフィスでの勤務、外回りや出張中のリモートワークなどでもリアルな環境に近い意思疎通とマネジメントが可能です。
 また、社内従業員以外でも外部委託するアウトソーサーやフリーランスなどとも直接会うときと変わらない環境でコミュニケーションを取ることができます。Web会議が「オフィス」という場所の枠を外すことを可能にし、自社に取り込む人材とスキルの幅を広げてくれるのです。

・安価で導入できる

 テレビ会議に必要な専用機器は高額で、工事にも費用と時間がかかります。一方Web会議は、専用機器も工事も不要で、導入後すぐに使い始めることができます。充実した機能と操作の容易性が確保されたサブスクリプション型のサービスも増えており、比較的安価で導入できるのもメリットです。

Web会議ツールの選び方

 Web会議ニーズの拡大を受け、市場にはWeb会議のためのツールが次々に登場しています。自社に最適なWeb会議ツールを導入するために押さえておきたい4つの選定ポイントを解説します。

Web会議ツールの選び方

・導入のハードルの低さ

 Web会議ツールはインストールするだけですぐに使えるのが理想です。誰にとっても分かりやすく使いやすいものでなければ、導入してもメリットが得にくくなります。Web会議に参加するまでの毎回の手順もできるだけ簡素なものを選び、社内への浸透を促しましょう。

・参加可能人数(=接続拠点数)

 Web会議ツールごとに、同時に接続できる数が異なります。実際の参加人数というより、一つの会議で接続できる拠点数のことです。同時接続可能数が多いツールほど割高になるため、自社のニーズとかかるコストの過不足が出ないよう確認されることをおすすめします。
 自社でWeb会議ツールを活用する場面を想定し、必要拠点数の接続が可能なものを選びましょう。

・セキュリティ

 双方がインターネットでつながるため万全なセキュリティ体制が必要です。会議では機密情報に関わる話や資料のやり取りもあるでしょう。不正アクセスによる盗聴や資料ダウンロードを防ぐために、強固なセキュリティが担保されたものを選ぶことが重要です。
 音声や画像・資料の暗号化対応、IDやパスワードによる認証の有無はチェックしておいたほうが良いでしょう。

・画質・音質の良さ

 Web会議ツールは、インターネットでつながって会議を行いますが、画質や音質は各拠点のインターネット回線の状況にも影響を受けます。また、拠点数が多くなるほど声が途切れたり、画像がちらついたりする可能性は高くなるでしょう。
 帯域制御機能やデータ圧縮技術など、できるだけ安定した通信が確保できるものを選びましょう。

おわりに

 Web会議ツールは、企業の業務効率化やコスト削減、人材確保にも貢献する活用性の高いツールです。さまざまなWeb会議ツールがあるため、自社での活用シーンを想定した上で必要な機能や条件を満たすものを選定することが大切です。

 ランニングコストなども考慮しながら、適切な活用環境と体制を整え、費用対効果の高い活用につなげていきましょう。

働き方改革

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