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2019年12月20日

第7回社内コミュニケーションを活発化するメリットと改善する方法を解説!

同一労働同一賃金

 テレワークやビデオ会議が浸透しつつある現代において、良好な社内コミュニケーションを図る必要性が出てきました。face to faceで仕事をしていたときよりも、「知らなかった」「勘違いしていた」という認識の違いが増えてしまう可能性があるためです。

 上司と部下の“縦の関係”のみではなく、同僚同士における“横の関係”も希薄になりがちな現代社会ですが、プロジェクトが難航したときや企業が競争力を高める際には、活発な社内コミュニケーションにより打開策が生み出されることもあります。

 そこで今回は、社内コミュニケーションが企業にもたらすメリットや改善方法について紹介します。

社内コミュニケーションが活性化していない企業の特徴

社内コミュニケーション

 社内コミュニケーションが活性化していない企業にはいくつかの特徴があります。

  • ・経営層から社員に会社の経営方針や考え方を共有する機会を設けていない
  • ・従業員同士の会話が少ない
  • ・企業にとって有益な情報を社内で共有できてない

 本来必要であるコミュニケーションが少なく、認識の齟齬が起きているケースも少なくありません。社内コミュニケーションの少なさを改善せず放置していると、より良い企業文化は育たず、企業ブランドを確立することができないため、業績アップが難しい他、社員の離職率までが高まってしまう可能性もあります。

 健全な経営をおこなっていくなかで、社内コミュニケーションは欠かせない要素であるといえます。

社内コミュニケーションの活性化が企業にもたらすメリット

 それでは社内コミュニケーションが活性化すると、どのようなメリットが社内に生じるのでしょうか。

社内コミュニケーションの活性化メリット

・社内文化の育成と浸透

 社内文化の育成・浸透は従業員全員にとって共通の指針になるので、企業経営において重要だといえます。異なる部署や職種であっても、同じ指針を持っていると判断に迷うことが少なくなります。社内文化が浸透していなければ進んでいく方向が統一されておらず、社員としてはどこに向かっているのか分からなくなり、迷走してしまう可能性まであります。

・生産性の向上

 社内コミュニケーションが活性化すると、強い組織づくりの土台になり、それに伴って生産性が向上します。
 例としては顧客であるA社でトラブルが発生したのであれば、同業他社のB社でも類似の事案が発生する可能性が高くなります。事前にA社担当者がB社担当者に情報共有し、対策案を講じておくことでそのトラブルを未然に防ぐことができるかもしれません。

 しかし、自らの失敗や至らなかった点を共有することにためらう人もいるかと思いますが、企業の利益のために情報共有ができる社内コミュニケーションが活発な企業は生産性が向上します。

・顧客満足度の向上

 生産性が向上することにより、今までよりも顧客へのサポートやより良いサービスの提供のために使えるリソースが増えるため、顧客満足度の向上も見込むことができます。

 顧客との連絡の窓口になっている営業にとっては、社内情報がストックされていればいるほど、より良い提案ができるようになるでしょう。
 担当者が変更になった際にも、社内コミュニケーションがきちんと行われている企業であればスムーズに引継ぎができます。
 また、普段からフランクに会話できる関係性であれば、先方担当者の趣味や特徴など、コミュニケーションが活発になるような情報までも共有しやすくなります。
 そういった顧客ファーストな姿勢を感じ取ると、「きちんと情報共有できている」「この企業・担当者は信頼できる」という印象を持ってもらえるため、より良い関係を築くことが可能です。

・社員満足度の向上・離職率の低下

 上司と部下のコミュニケーションが活性化していると、「風通しの良い企業」であるといえます。上司のみではなく同僚同士の会話も多いと、働いていて楽しいと感じやすく、課題を一人で抱え込みにくいという傾向があります。
 社員一人ひとりにとって、働きやすい職場であるかという視点を持つことは大切です。

 企業にとって、既存のハイパフォーマンスな社員にどれだけ長く社内で活躍してもらえるか、優秀な人材をどう採用するかは重要なポイントです。
 高い生産性によるやりがい、高い顧客満足による自己肯定感、高い社員満足度による働きやすさなど、社内コミュニケーションが活発化するメリットは企業・社員どちらにとっても多くあります。

社内コミュニケーションを改善する方法とは?

 社内コミュニケーションを改善するためには、縦のつながり・横のつながりを強化するといいとされています。

社内コミュニケーションを改善する方法

縦のつながり:管理職と一般従業員とで1on1面談やメンター制度など

横のつながり:入社時のウェルカムランチや定期的な社内イベントなど

 1on1面談は、短いサイクルで定期的に実施するのが、通常の面談と異なる点です。場合によっては、コーヒーを飲みながら立ち話でおこなわれるケースも見られます。
 1on1は、革新的なベンチャー企業や有名企業が集まるアメリカのシリコンバレーで広く浸透しており、日本のベンチャー企業においても浸透しつつあります。

 また、メンター制度も有効です。メンター制度とは、若手社員の悩みに対して、年齢や社歴の近い先輩社員がメンター(指導者・助言者)となり、助言する制度のことです。上司と部下よりも比較的話しやすい間柄なため、本音で悩みを伝えられるケースが多く見られます。

 横のつながりを強化するには、ウェルカムランチや女性社員だけのランチなど、人事部主催で定期的なイベントを開催すると、社内コミュニケーションの改善を見込むことができます。

おわりに

 社内コミュニケーションが活性化すると、社内文化の育成・浸透や生産性の向上、顧客・社員満足度の向上など多くのメリットを享受できます。

 社内コミュニケーションを活性化するためには、会話する機会を設けるのが効率的です。
 1on1面談やメンター制度、ウェルカムランチなどの施策を実施することで、社内コミュニケーションが変化するかもしれません。

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