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はじめてのOutlook

2021年01月21日

第10回PCのトラブル時に備えてOutlookに個人用フォルダーを作成しておく

Outlookに個人用フォルダーを作成

Outlookにはメールをはじめ、連絡先や予定表など重要なデータが保存されています。しかし、万が一パソコンにトラブルが発生してWindowsを初期化せざるを得なくなった場合、Outlook内に保存されているデータも一緒に削除されてしまう可能性があります。

そのような事態を避けるために有効な手段として、Outlookに個人用フォルダーを作成することをおすすめします。個人用フォルダーを作成して、その中にデータのバックアップを保存しておくことで、万が一のときでもデータを復旧できるようになります。

今回は、パソコンにトラブルが発生した際のデータ保存方法を検討している方に向けて、個人用フォルダ―の作成方法とデータのバックアップ方法、作成した個人用フォルダーが見つからない場合の対処方法について紹介します。

Outlookに個人用フォルダーを作成する

Outlookで個人用フォルダーを作成するためにはまず、Outlookの「ファイル」メニューをクリックして表示される画面から「アカウント設定」をクリックします。

そこで表示されたプルダウンメニューの中から「アカウント設定(A)…」をクリックし、開いた「アカウント設定」ウィンドウで「データファイル」タブをクリックします。

表示されたタブページの上部に表示されている「追加(A)…」をクリックすると個人用フォルダーの保存先が選択できるようになります。

個人用フォルダーには自身でわかりやすい任意の名前を付け、「OK」ボタンをクリックすると個人用フォルダーが作成されます。

作成した個人用フォルダーにOutlookデータをバックアップする

作成しておいた個人用フォルダーにOutlookデータをバックアップすることもできます。

そのバックアップ方法は、Outlookの「ファイル」メニューをクリックして表示される画面左側から「開く/エクスポート」をクリックし、開いた画面で「インポート/エクスポート」ボタンをクリックします。

そうすると「インポート/エクスポートウィザード」が表示されるので、「ファイルにエクスポート」という処理をクリックし、「次へ」ボタンをクリックします。

次に表示された画面で「Outlookデータファイル(.pst)」をクリックし、さらに「次へ」ボタンをクリックします。表示された画面内の「エクスポートするフォルダー」欄から、Outlookデータをバックアップする個人用フォルダーを選択します。

その際、「サブフォルダーを含む」にチェックを入れておき、「次へ」ボタンをクリックします。次の画面で「エクスポートファイル名」欄の「参照」をクリックします。そうすると、「Outlookデータファイルを開く」が表示されます。

そこでデータをバックアップしたいフォルダーを開き、「ファイル名」に任意の名前を入力して、「OK」ボタンをクリックします。もし何も入力しなくても、初期設定で「ドキュメント」→「Outlookファイル」に「backup」というファイル名で保存されるようになっています。

データをバックアップしておいた個人用フォルダーが見つからないときは

Outlookデータをバックアップしておいた個人用フォルダーが見つからないときは、タスクバーの検索ボックスからすぐに探し出すことができます。

検索する際はOutlookデータファイルである「.pst」をタスクバーの検索ボックスから検索します。

データをバックアップしておいた個人用フォルダーを見つけたら、その個人用フォルダーを「ドキュメント」フォルダー内の「Outlookファイル」フォルダーへと移動します。

以上の作業が終了したらOutlookを再起動することで、バックアップ時に作成しておいた個人用フォルダーが表示されるようになります。

まとめ

Windowsを初期化すると、Outlookの重要なデータも消失してしまうことがあります。そんな事態を回避するためには、Outlookの個人用フォルダーを作成し、定期的にデータのバックアップを取っておくことが有効です。今回紹介した方法を参考にして、対応できるように心がけておきましょう。

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