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はじめてのOutlook

2021年11月02日

第7回Outlookでメールの「ひな形」を作成しておき、メール送信作業を効率化する方法

Outlookでメールの「ひな形」

普段の業務の中で、同じような内容のメールを一日に何度も送るときがあるのではないでしょうか?毎回最初からメールを作成するのは面倒です。そんなときは、Outlookのテンプレート機能を活用し、文面を「ひな形」として登録することで、効率よく業務を進めることができます。

そこで今回は、メールに関わる業務の効率化ができる「ひな形」について解説します。

Outlookのテンプレート(ひな形)とは?

Outlookには、メールを作成する際に普段の業務でよく使う文面や件名、宛先を「ひな形」として保存しておく機能が搭載されています。この機能は「テンプレート機能」と呼ばれており、保存したテンプレート(ひな形)はいつでも呼び出すことができます。

例えば、「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」、「お問い合わせの件」や「お打ち合わせの件」といったよく使用する文面・宛名を使う場合、会議のお知らせで毎回決まった宛先に送るメールの場合などは、テンプレート機能を使うことで入力作業を省略することができます。

ちなみに、Outlookにはテンプレート機能に似た「署名」という機能も搭載されていますが、これはメール送信者の名前や住所、メールアドレスなどの情報をメールの末尾に自動的に挿入してくれるものです。テンプレート機能とは用途が異なるので、使用する際には注意しましょう。

Outlookでテンプレート(ひな形)を保存する方法

次に、Outlookのテンプレート(ひな形)作成方法と保存方法を解説します。

Outlookでメールをテンプレート(ひな形)として保存するには、「新しいメール」を作成する際、そのメールを「名前を付けて保存」すればテンプレート(ひな形)として保存されます。

メールのテンプレート(ひな形)を保存する方法は、まずOutlookでテンプレート(ひな形)として保存したいメールを作成します。次にメニューバーの「ファイル」をクリックし表示された画面で、「名前を付けて保存」を選択します。

「ファイル名を付けて保存」画面が表示されますので、保存するテンプレート(ひな形)のファイルに任意の名称を入力。ファイルを保存したい場所を選択したら、ファイルの種類「Outlookテンプレート」に変更し「保存」ボタンをクリックします。

Outlookの新規メール作成時にテンプレート(ひな形)を呼び出す

また、Outlookでテンプレート(ひな形)として保存されたメールはいつでも呼び出すことができます。

Outlookのテンプレート(ひな形)を呼び出すには、メニューバーの「ホーム」から、「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」と選択していきます。

「フォームの選択」ダイアログが開きますので、「フォルダーの場所」で「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択します。続けて、「参照」ボタンをクリックし、テンプレート(ひな形)が保存されているフォルダーを選択。呼び出したいテンプレート(ひな形)を選択すると、新しいウィンドウでテンプレート(ひな形)のメール作成画面が表示されます。

テンプレート(ひな形)の内容を編集するには?

テンプレート(ひな形)の内容を編集したいときは、テンプレート(ひな形)を呼び出したメール作成画面で必要な箇所を修正できます。

メール作成画面に編集したいテンプレート(ひな形)を呼び出したら、必要な箇所を修正し、そのメールをそのまま送信します。修正したテンプレート(ひな形)を新規に保存したいときには、「Outlookでテンプレート(ひな形)を保存する方法」の作業を同様に行い、新しいテンプレート(ひな形)として保存します。

まとめ

Outlookのテンプレート機能を利用して、よく使う本文や件名、宛先のメールをテンプレート(ひな形)として保存しておくことで、似た文面のメールを何度も送るときの効率化ができます。テンプレート(ひな形)として保存してしまうと、本文や件名、宛先を確認せず送信することになります。誤字・脱字などには、細心の注意を払って保存するようにしましょう。

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