フィールディングEyeNECフィールディングがお届けする百花繚乱のコラム集

はじめてのOutlook

2020年12月02日

第3回Outlookでメール作成時に選べるリッチテキストはどんなときに使う?

Outlookでメール作成時に選べるリッチテキスト

Outlookではメールを作成する際、テキスト、HTML、リッチテキストの3つのメッセージ形式から選択ができます。あまり聞かない形式である「リッチテキスト」は、テキスト形式やHTML形式とはどのように違うのでしょうか?

今回は、リッチテキスト形式の特徴と、リッチテキスト形式でメールを作成し送付するメリット、デメリットを解説します。

リッチテキストはどんな形式?

テキスト形式とは、純粋に文字情報だけで構成されたメッセージ形式です。そのテキスト形式に文字のサイズやフォント、色、文字や画像の配置、表組などといったレイアウト情報を付加したのが、リッチテキスト形式です。

「テキストメールでは味気ない」「メールの表現力を豊かにしたい」というときに、活用したいメッセージ形式です。

リッチテキスト形式とHTML形式のちがい

Outlookでは、テキスト形式、リッチテキスト形式以外に、HTML形式でメッセージを作成し送信することもできます。

HTMLとはWebサイトを作成する際に使うマークアップ言語です。そのためHTML形式でメールを作成すれば、Webサイトと同じように画像を多く含んだ複雑なレイアウトのメールを作成して送信できます。

リッチテキスト形式はHTML形式の一種です。そのために基本的に大きな違いはありません。そこで、テキストの色やフォント、サイズなどといった文字装飾だけに変化を付けたいメールの場合には、リッチテキスト形式を選択します。それに加えて、多くの画像をメール内に貼り付けたいときや複雑なレイアウトにしたいときにはHTML形式でメールを作成するのが良いでしょう。

リッチテキスト形式のメールの作成方法

リッチテキスト形式でメールを作成したいときは、Outlookの「新しいメール」作成画面を開きます。メッセージ作成画面で「書式設定」を選択して表示されたメニューから、「メッセージ形式」を選択すると、「HTML」「テキスト」「リッチテキスト」の3つの書式が表示されます。そこで「リッチテキスト」を選択すれば、メッセージ形式を変更できます。

リッチテキスト形式のメリット

メールを作成するときにテキスト形式を選ぶと、文字の色やフォント、サイズなどは一切変えられません。

その点、リッチテキスト形式であれば、メール本文の文字の色やフォント、サイズなどを自由自在に変更できます。表現力が豊かなメールを送信できるわけです。

HTML形式にすると、リッチテキスト形式よりも複雑なレイアウトのメールを送信できます。ただし、受信側のパソコンやメールソフトの環境によってはレイアウトが崩れてしまうこともあります。その点、リッチテキスト形式はソースコードがシンプルであるため、HTML形式よりもレイアウト崩れが起こりにくくなっています。

リッチテキスト形式のメールは、テキスト形式とHTML形式の中間的な存在といえるでしょう。

リッチテキスト形式のデメリット

Outlookのリッチテキスト形式はMicrosoftの独自の形式です。メールソフトでサポートしているのは、Outlookか、Microsoft Exchange Client Versions 4.0/5.0のみとなっています。

そのため、受信側のメールソフト環境によっては、Outlookのリッチテキスト形式で作成され送信されたメールを開けないことがあります。

Outlookのリッチテキスト形式を使用してメールを送信するのは、社内のみにしておいたほうが無難です。送信相手がOutlookでメールを受信しているとわかっている場合には社外へのメールでも使用できますが、そうでない場合にはテキスト形式でメールを送信するようにしましょう。

まとめ

Outlookのリッチテキスト形式でメールを作成すると、表現力豊かになるというメリットがあります。しかし、送信相手のメールソフト環境によっては、Outlookのリッチテキストメールを開けないときがあります。社外へ送信するメールの場合や送信相手がどのメールソフトを使っているのかわからない場合にはテキスト形式で送信するのが無難だといえます。

コラム「フィールディングEye」へ戻る