はじめてのOutlook

Outlookのメール画面でBackspaceキーを押すと、メールが一瞬で消えてしまいます。そのときメールは、「削除済みアイテム」フォルダーに移動したのではなく、「アーカイブ」フォルダーに移動しています。

この機能は、受信トレイのメールが増えすぎたとき、「重要ではないメールを『アーカイブ』フォルダーへと簡単に移動する」といった活用方法へと応用できます。

Outlookでメールを作成もしくは表示しているときに、Backspaceキーを押すとそのメールが一瞬でどこかに行ってしまいます。

「メールが完全に削除されてしまったのか……」と考え、慌ててしまう方もいるかもしれません。しかし実際にはそうではありません。メール画面上でBackspaceキーを押すと、そのメールは自動的に「アーカイブ」フォルダーへと移動されるようになっているのです。この機能はOutlookの仕様となっています。

ちなみに、Outlookでメールを作成もしくは表示しているときに、メールを「削除済みアイテム」フォルダーへ移動させるショートカットキーは、Deleteキーです。

「アーカイブ」とは「書庫」「保管庫」という意味です。図書館では開架式の本棚に収めきれなくなった本は、書庫に移して保存しておきます。それと同じイメージだと考えるとわかりやすいでしょう。

「アーカイブ」フォルダーに保存されたメールは、保存先が「受信トレイ」から移動しているだけです。そのため、すぐに「受信トレイ」や他のフォルダーへと移動することができます。

メールを「アーカイブ」フォルダーから「受信トレイ」や他のフォルダーに戻したいときには、ドラッグ＆ドロップでメールを移動するだけです。メールを選択し右クリックメニューで表示された「移動」をクリックして、移動先のフォルダーを選択するという形でもメールの保存場所を移動させることができます。

「Outlookで数多くのメールを受信していると、重要なメールがメールマガジンや広告メールなどに埋もれてしまい見つかりにくくなることがあります。このような状態になったときは、重要ではないメールは一度読んだらBackspaceキーを押し、すぐに「アーカイブ」するクセをつけるようにしましょう。

「アーカイブ」フォルダーにメールを移動させたとしても、Outlook画面の最上部に表示されている検索ボックスを活用することで読みたいメールをすぐに見つけだすことができます。

なお、Outlookの「アーカイブ」フォルダー自体を削除していると、Backspaceキーを押してもメールは移動しません。「アーカイブ」フォルダーを作成しておくだけで、このショートカットキーは再度有効になります。

Outlook画面の上部に表示されるリボンには「アーカイブ」ボタンが表示されています。そのボタンをクリックしても、表示や作成しているメールを「アーカイブ」フォルダーへと移動することができます。

ただし、大量のメールを整理する際には、Backspaceキーを押してメールを「アーカイブ」フォルダーへ移動させるほうが作業時間の短縮になりおすすめです。

Outlookでは、メールを表示または作成しているときにBackspaceキーを押すと「アーカイブ」フォルダーへ自動的に移動する仕組みを持っています。そんなときには「メールが消えてしまった！」と慌てることなく、「アーカイブ」フォルダーを確認してみましょう。