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つくば市様

つくば市様

紙の使用量の大幅削減に向けて
ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」を導入

職員数 1732人(平成28年4月1日現在)
業種 自治体・公共
導入サービス ペーパーレス役員会議システム「ConforMeeting/e」

事例のポイント

課題背景

  • 会議用資料のための紙の使用量を削減したい
  • 市長や副市長はじめ幹部職員でも使いやすいシステムにしたい
  • トラブルで会議の進行に影響が出ない堅牢なシステムを構築したい

成果

ペーパーレス会議システムの運用開始

庁議をはじめとした会議での紙の使用量25万枚削減への道筋がついた

タブレットによる資料閲覧の実現

庁議に付された議案および出席者コメントの庁内周知がスピードアップ

使いやすいタブレットの導入

使いやすいシステムの実現で他の会議などのペーパーレス化への手応えを得る

庁議が行われる会議室とタブレット端末。会議用資料の紙の削減と会議運営の効率化に貢献庁議が行われる会議室とタブレット端末。会議用資料の紙の削減と会議運営の効率化に貢献

導入ソリューション

図:ペーパーレス会議システムの概要ペーパーレス会議システムの概要

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この事例の製品・ソリューション

導入前の背景や課題

会議用資料に大量の紙を使用 資料作成の作業量も膨大

栗山 正行氏つくば市
総務部IT推進課
課長補佐兼係長
栗山 正行氏

多くの自治体は、環境対策や行政コストの圧縮として紙の使用量削減を目指しています。つくば市様も、紙の使用量削減に着手し始めています。IT推進課では、すでに職員のグループウェア活用や決裁の電子化などを通じて紙の使用量削減に貢献していました。そんな中、「紙使用量削減の方策としてIT推進課として検討したのが、ペーパーレス会議システムの導入でした」と、総務部IT推進課課長補佐兼係長の栗山正行氏は話します。 「市長、副市長をはじめ、幹部が集まるつくば市の最高方針、重要施策等を審議策定する庁議を対象に、導入検討を開始しました。庁議では紙の資料が多いので、導入による紙の削減効果が大きいのです。また、幹部会議からペーパーレス化することのPR効果も狙いました」(栗山氏)。

つくば市様の会議では、使用する資料が膨大になる時もあります。とくに市長、副市長以下の幹部が出席する庁議では、参加者は70人ほどになり、数百ページにもなる資料をその人数分用意しなければならないので、その作業量は膨大です。もし資料作成後に修正があれば、資料を作り直す作業も発生します。ペーパーレス会議システムなら、修正が生じてもデータを直すだけなので紙が無駄にならず、変更も迅速に行うことができ、作業も少なくて済みます。

つくば市様がペーパーレス会議システム導入を決定したのは2014年9月。導入にあたっては、様々なソリューションを調査・検討しました。

選択のポイント

Windows搭載のタブレットで誰にでも使える仕様に

つくば市様は、市町村合併によって市内に散在していた庁舎を2010年5月に現在の市庁舎に統合しました。その時に、シンクライアントを活用した情報系システムの導入を手がけていたのがNECフィールディングでした。そこで、ペーパーレス会議システムについてもご相談をいただきました。シンクライアント導入での保守契約で、つくば営業所から常駐スタッフをつくば市様に派遣し、適切に対応できていたことも、ご相談をいただけた理由です。

つくば市様のご要望は、①ペーパーレス会議システムに使用する端末はタブレット端末であること、②OSにはWindowsを使用しOffice系のアプリケーションが使用できること、③セキュリティが確保された環境を構築するためActive Directory連携を可能にすること、などでした。「会議の資料をその場で修正したり、作り直すなどの作業ができるためにはWindowsでなければならないと考えました」(栗山氏)。

「会議で使うものなので、持ち運びに便利だったり、タッチペンで簡単に記入できるなどの点でタブレットがよいと考えました。しかも無駄な機能は省いた仕様にしたかったですね」と、紙の使用量削減に貢献するだけでなく、会議の進行をスムーズにできるようなペーパーレス会議システムを求めていたと栗山氏は話します。

その結果、NECフィールディングがペーパーレス会議システムを受注。タブレットとしても利用できるパソコンを含む90台のタブレット端末を納品しました。キッティングはつくば営業所のスタッフが行い、初期設定などを万全に行ったほか、大量のタブレットが同時に無線LANにアクセスする際の負荷試験も事前に実施し、2015年11月から試験運用を開始することができました。

導入後の成果

紙の大幅削減に道筋 庁議資料の周知もスピードアップ

荒木 広氏つくば市
総務部IT推進課
主任
荒木 広氏

澤田 学氏つくば市
総務部IT推進課
主事
澤田 学氏

つくば市様では、2016年1月6日の庁議からペーパーレス会議システムを運用しています。運用開始時に行った記者発表では、「将来は庁議で使用している紙について年間25万枚の削減を目指す」ことが明らかにされました。運用開始当初の様子について、「最初は不安もありました」と、つくば市総務部IT推進課の荒木広氏は話します。

「パソコンとタブレットでは操作が変わります。タブレットに慣れていない幹部が多いので、会議の進行に影響が出る可能性もありました」(荒木氏)。また、同じく総務部IT推進課の澤田学氏は、「庁議が進行している間、表示資料を見ているだけの人がいる一方で、タッチペンでメモを取る人もいるなど、使い方はまちまちでした」と、運用当初はタブレットの慣れに濃淡があったと話します。荒木氏と澤田氏は庁議が行われている間は万が一のトラブルに備えて待機していますが、「トラブルもなく、会議の進行が妨げられることもありません。出席者も慣れてきています」(荒木氏)と、もはや心配はない様子です。

まだ紙の資料が必要な場合もあり、ペーパーレス化は徐々に進んで行くと栗山氏は話しています。一方、ペーパーレス会議システムの導入で別の効果も出てきました。「庁議での市長の発言メモや幹部のメモは、編集・修正してから各部署に配布します。これまでは、庁議後の資料が職員まで回ってくるまでに1カ月もかかる場合がありました。それがすぐにデータ化されて庁内グループウェア上にアップされるので、迅速に周知できるようになりました」といいます。

将来は、幹部会議だけではなく、各課の会議でもペーパーレス化を図りたいというのがIT推進課の方針です。「職員の間でもペーパーレス化に対する関心は高いので、今後はタブレットの貸出にも応じていく予定です。また、タブレット活用の場を会議以外に広げる工夫もしていきたい」と、会議のペーパーレス化にとどまらず、他業務でも効率化につながる使用方法を検討したいと栗山氏は話しています。

記念写真

担当者の声

館内 規至

NECフィールディング
東関東支社茨城支店
つくば営業所長
館内 規至

「つくば市様とは2007年にパソコンを導入してからのお付き合いになります。つくば市様は、2010年には情報系端末のシンクライアント化、今回はペーパーレス会議システムなど先進的な情報システム構築に積極的で、常に新しいIT利用についての情報交換をさせていただいております。」

長谷川 光伸

NECフィールディング
東関東支社茨城支店
主任
長谷川 光伸

「ITの進化は非常に早く、お客さまのニーズも多種多様。我々としても、これからも新しいITに関するスキルをいち早く身につけて、つくば市様のご要望に応えていきます。またITに限らず、お役に立つIT以外の商材についても提案していきたいと思います。」

櫻木 悠

NECフィールディング
東関東支社茨城支店
櫻木 悠

「入社2年目ですが、茨城支店の営業エリアで多くのお客さまの案件に関わらせていただいています。つくば市様のペーパーレス会議システム導入では、SIの立場で支援させていただきました。明確なご要望やご指摘をいただき、私も迅速に対応することを心がけました。」

 

 

お客様プロフィール

つくば市役所

所在地 茨城県つくば市研究学園一丁目1番地1

つくば市役所様

職員数 1732人(平成28年4月1日現在)
概要 茨城県南部にあり、研究学園都市として発展を続けている。市内には国の研究機関のほか、筑波大学や民間企業の研究所も数多くある。総人口22万5019人、世帯数9万5030世帯(2016年3月1日)。2005年8月に「つくばエクスプレス」が開業し、東京・秋葉原と最短45分で結ばれた。市町村合併で市内に分散していた市庁舎を2010年に現在の庁舎に統合。庁舎内に無線LANを導入し、職員はシンクライアント端末を利用する。
URL https://www.city.tsukuba.ibaraki.jp/

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NECフィールディング
ソリューション事業部PFソリューション部
〒108-0073 東京都港区三田一丁目4-28(三田国際ビル)

URL:http://solution.fielding.co.jp
電話:03-3457-8761
(月曜日から金曜日 午前9時から午後5時 国民の休日、国民の祝日および当社規定の休日を除く)

※記載されているお役職等の情報につきましては、2016年3月8日時点のものです。
※記載されている製品名は各社の商標または登録商標です。

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